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2017/03/07 会議室

質の高い会議のために、まずレイアウトにこだわりを

会議をするなら会議室は欠かせませんね。でもその会議室のレイアウト、どのような基準で選んでいますか?もしかして、会議室ならどんなレイアウトでもOK、なんて思っていませんか?洋服にもTPOがあるように、どんな会議をするかによって選ぶべきレイアウトも異なります。会議室のレイアウトパターンを知って、より質の高い会議にしましょう。

■ 会議室ならなんでも一緒……ではないんです!

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「参加者全員が収容できて、イスと机さえあれば会議なんてどこでもできる」
そんな風に考えていませんか?

確かに、ただプレゼンや議論をするのであればそれでも良いかもしれません。ですがせっかくなら、より活発に意見を議論し合ったり、よりプレゼン内容を濃くアピールしたりすることのできるスペースが欲しくありませんか?
そのような質の高い会議をするためには、用途に応じた会議室のレイアウト選びが必要になります。会議室のレイアウトには、代表的なパターンが7つあります。その7パターンにはどのような特徴があり、どんな用途に適しているのかについて、ご紹介していきましょう。

■ 用途別レイアウト7パターン

◯ スクール形式

学校での授業風景を思い浮かべてみてください。一番前に先生が立ち、学生は全員そちらを向いて座っていましたよね。学生はイスに座り、目の前には机が用意されています。
このように、すべてのイスと机が演台に向かって置かれたレイアウトをスクール形式と呼びます。
その名の通り学校や講演会、試験会場などもこのレイアウトを採用しています。演台に立っている人は受講生の顔を見渡すことができ、受講生はある程度自然な体勢で板書などを行うことができるので、授業をするには最適の形と言えるでしょう。
ただし全員が一定方向を向いているため、参加者(受講生)同士で議論を交わす会議には適しません。

◯ コの字形式

机をコの字型に配置して、イスを置いたレイアウトです。抜けた一辺のところにはスクリーンやホワイトボードを置いて、プレゼンをしたり発表をしたりするのに使います。
どの位置からでも発表者が見やすく、かつ参加者同士で議論を交わすことも容易なため、会議向きのレイアウトと言えます。

◯ ロの字形式

コの字形式と同じようなパターンですが、こちらは机をロの字型に配置してその周りにイスを置きます。参加者同士に適度な距離感があり、かつ相手の表情も読み取ることのできるレイアウトです。
そのため、どちらかといえば重厚な会議に使われることが多く、この形式で席につくと緊張を覚える人も多いようです。
もし会議や集まりの目的が「親睦を深める」や「率直な意見を出し合う」といったものであれば、この形式は避けた方が良いかもしれません。

◯ シアター形式

シアター形式では、スクール形式と同じようにすべてのイスが演台の方を向いて並べられます。違う点は劇場や映画館のように机がないことです。
このレイアウトのメリットは、机がない分省スペースだという点です。それだけ多くの人が室内に入ることができます。
入学式や卒業式、入社式、発表会や演奏会といった用途で用いられることが多いですが、どれも筆記の必要がなく、大勢を動員するものですね。

◯ 対面形式

2つのチームが机を挟み、向かい合って座るのが対面形式です。商談や契約締結の場、お見合いや結婚時の挨拶など、改まった場に用いることの多いレイアウトです。
少人数の会議であれば可能ですが、両端の人同士は顔が見えにくく声も聞き取りづらくなります。意見を交わしながら進行する会議等には不向きです。

◯ 島型形式(アイランド形式)

学生の頃、クラスの中でグループを作り、机を固めて座ったことはありませんか?給食を食べたり、グループごとに話し合ったりする際によく用いられますが、これが島型形式です。
1クラスに40人いるとして、全員が一気に意見を出したのでは収集がつかなくなる場合があります。そういった混乱を避けるために、一旦グループごとに区切ってディスカッションを行ってから、全体の意見をまとめるというやり方ができますね。
また少人数のため、より親睦を深めることができるというメリットもあります。

◯ 正餐(せいさん)形式

円卓を室内に複数配置し、そこにイスを置いたレイアウトのことをいいます。結婚披露宴やパーティでの形式というと、ピンと来る方も多いでしょう。
正餐というのは「西洋料理で正式の献立による食事」「西洋で1日のうちの主な食事」という意味で、いわゆるディナー、晩餐のことを指します。フォーマルな場での食事をする際のレイアウトと考えておくと良いでしょう。

■ 目的に合ったレイアウト選びを!

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ご紹介したように、ひと言に会議や集まりと言っても用途ごとに適したレイアウトが異なります。会議室を選ぶ際は「どのような目的」で「どんな会にしたいのか」という点を明確にしておくと、よりランクアップした場を提供することができるでしょう。

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