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2017/04/03 展示会

初めての展示会、事前の案内状が効果的なワケ

「今度初めての展示会をやるけれど、やっぱり案内状は出した方がいいのかな?」
という疑問を抱いたあなた。展示会を成功に導くために、事前の案内状は不可欠なツールだと言っても過言ではありませんよ。案内状にはどのような内容を載せるべきか?そして、より効果的な案内状とはどのようなものか?ご説明しましょう。

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■案内状を送る理由と載せる項目

なぜ展示会の案内状を送るのでしょうか?それはもちろん、より多くの人に展示会のことを知ってもらい、会場に来てもらうためですよね。案内状には、そのために必要な項目を記載する必要があります。

  • 簡単なあいさつ
  • 開催日時
  • 会場場所と地図
  • 展示内容の目玉となるアピールポイント

案内状を受け取った人が「展示会へ行こう」と思ってくれるためには、これらの項目が網羅されている必要があります。
この中で特に重視すべきなのは4番目の「アピールポイント」ですが、残念ながらあまりこの点を考えずに案内状を送っている人が多いようです。逆に言えば、このアピールポイントをしっかり作り込むことによって、案内状の効果が発揮できるとも言えます。

■なぜ案内状を送るのが効果的なのか?

では、事前案内状の3つの役割について説明しましょう。

◯来場者は限られた時間の中で立ち寄るブースを選別している

展示会に訪れる人の滞在時間がどれくらいかを知っていますか?平均して、2~4時間程度と言われています。その間にすべてのブースを回るのはとても無理ですので、多くの来場者はあらかじめ立ち寄るブースを決めて来ています。
あるいは、会場に足を踏み入れた途端に目を引く場所にあるブースなら「ちょっとのぞいて行こう」と思うかもしれません。しかし、そういったメインストリートの目立つ位置にブースを設置できるのは、ほとんどの場合が大手企業です。
あなたの会社がそうでない限り、何も知らずに来た来場者がたまたま目に止め、立ち寄るような場所に出展するのは難しいでしょう。
しかしあらかじめ案内状を送っておくことで、この「行きたいブースリスト」の中に食い込める可能性が出てきます。

◯展示会の存在を知らせることができる

先方が案内状を受け取って初めて、あなたの会社が出展することを知るケースもあるでしょう。ある程度つき合いのある相手であれば、「それなら寄ってみようか」と思ってもらえる可能性があります。
売りたい商品を「買ってください」と言わなければ買ってもらえないように、来て欲しい展示会に「来てください」と言われなければ来てもらえないのです。

◯アピールポイントに興味を持ってもらう

展示の目玉やアピールポイントを案内状に明記しておくことで、その内容に興味を持った人が足を運んでくれるようになります。こういった人は、ただおつき合いでフラッと現れる人よりもずっと期待の持てる「ターゲット」になります。有意義な商談に繋がる場合もあるでしょう。

■送り方にも工夫を凝らして、さらに効果をアップ!

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ただ案内状を送るだけでなく、より効果を高める送り方があります。

◯まず、開けてもらうための工夫をする

せっかくの渾身の案内状も、開けてもらえなければ意味がありません。毎日たくさん届く郵便物に紛れてしまわないように、必ず開封してもらえる仕掛けをすべきです。
請求書入りの封筒には赤字で「請求書」と書いて送るように、「案内状」と書いてもいいですし、相手にとってメリットが感じられるようなキャッチーなフレーズを書くのも効果的です。

◯ユーザーごとに内容を変える

すべての人に同じ案内状を送るより、送る相手ごとに内容を入れ替えると効果が高まります。
同じ自社商品を目玉とするのでも、相手によって「何がメリットとなるか」という視点は違いますよね。その希望を汲み取って「行ってみたい」と思わせる案内状を作りましょう。

■案内状は有用なビジネスツールであると心得る

案内状は、ただ日時や場所を伝えるだけの文書ではありません。より多くの、より質の高い見込み客を獲得するための有用なツールとなるものです。
たくさんの人が「行きたい!」と思えるような、そんな案内状を送ってみませんか?

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