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2017/04/25 展示会

展示会レポートを上手に書くために押さえておきたい4つのポイント

業務の一環として、展示会へ見学に行くこともあるでしょう。その場合、仕事であればレポート、報告書の提出を求められます。イベントレポートの中でも、特に難易度が高いのが展示会や見本市の報告書です。しかしちょっとしたコツさえ押さえておけば、報告書の作成は案外と簡単なものなんです。

■上手な報告書を書くには、知っておきたいコツがあった!

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「今日中にレポートを提出しなきゃいけないのに、全然書けない!」
「もっと見やすくて、上手な報告書を書くにはどうしたらいいかな?」
そのように悩んでいるビジネスマンは少なくありません。

討論会や競技会など、イベントレポートを書く必要に迫られるタイミングは他にもありますが、展示会や見本市は特に難しいと言われます。討論や競技の内容を報告書のメインに持ってくればOKな前者と違い、展示会の場合は書く人によって見せ方・印象がガラリと変わるからです。
そこで、上手に報告書を書くためのポイントを4つお伝えします。うまく書けずに頭を抱えている人は、ぜひ試してみてください。

■①自社との関係性や親密性を明記する

当然ながら、仕事として展示会へ足を運ぶ以上「面白かったです!」で終わらせるわけにはいきません。
その内容が自社のビジネスとどのような関わりがあって、市場の動きはどうなっているのか。自社にとってメリットとなる情報を盛り込んで書く、という意識を常に持っておきましょう。

■②5W1H+金額をわかりやすく

誰にでもわかりやすい、読みやすい文章の基本は5W1Hです。言わずと知れた、「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」ですね。
実際に展示会場に行っていない人が読んでも、その内容がスッと頭の中に入ってくるような文章が書ければ、それは上手な報告書と呼べるでしょう。この5W1Hの他に、How much(いくら)という金額面での情報も入れておくと、尚良しです。

■③可能であれば写真撮影も行う

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いくら詳しく説明文を書いても、たった一枚の写真の説得力には敵わないということが往々にしてあります。報告書であってもそれは同じ。
写真があるのとないのとでは、見た人へ訴えかける力が変わってきます。撮影許可がもらえるのであれば、ぜひ写真も用意しましょう。
写真撮影を行う際に押さえておきたいのは、

  • 遠景:ブース全体を撮影
  • 中景:展示の様子を撮影
  • 近景:個別の展示物を撮影

この三つです。
撮影したすべての画像を使えるわけではありませんが、いざ報告書を書く際に「画像が足りない!」ということのないように。複数のパターンに対応できるよう、余裕を持ったカット数で撮影しておくと安心ですよ。

■④事前にレポートの全体像を意識して見学する

レポートのまとめ方は一つではありません。どのような見せ方をするか、どこにスポットを当てるか、という切り口を変えることで、色々な報告書を作成できます。

◯ざっくりと全体像を載せる「カタログ式」報告書

特定のポイントに絞らず、展示会全体の雰囲気を網羅的に書く方法です。基本、事実を淡々と列挙していけば良いので書きやすい手法になります。
ただ見た順やあいうえお・アルファベット順に並べるのではなく、展示内容や自社との関連の高さによってグループ分けします。全体的な印象が引き締まり、見やすい報告書になります。

◯重要度によって振り分ける「テーマ別」報告書

カタログ式のようにざっくりした全体像を載せるのではなく、あるテーマに絞って書くやり方です。

  • 展示会の趣旨に合っていること
  • 自社にとって関心が高く、重要度が高いこと

これらに基いて、必要な情報とそうでないものに振り分けていきます。必要ないものはあえて書きません。
ただし、見学の段階で「必要なさそうだな」と思っても、報告書作成の際にカタログ的な書き方を求められる場合もあります。そうなって困ることのないよう、見学時には全体の内容を把握し、写真撮影も行っておきましょう。

◯あえてターゲット層とは外れた「別視点で見る」報告書

展示会などのイベントには、呼び込みたいターゲット層が存在します。しかし、あえてその層から外れた別視点で書かれた報告書には意外性があり、思いのほか面白い内容になるものです。
たとえばメインターゲットが30~40代男性ビジネスマンの展示会で、あえて新人の女性社員の視点で見てみるとどうでしょう。まったく新しい見え方になるはずです。

■おわりに

報告書は書いて終わりではなく、それを読んだ人がどう感じるかが重要になります。読む相手の気持ちをイメージしながら書くことで、自然と上手な報告書が書けるようになるはずです。
4つのポイントを意識して書けば、きっと上司も唸るような出来ばえの報告書が書けますよ。

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