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2017/09/14 展示会

本当にそれで大丈夫?意外と見落としがちな展示会での役割分担

展示会を行うとなれば、たくさんの人間が動くことになります。そのような状態でスタッフが思い思いに動いたのでは、うまくいくものもうまくいきません。あらかじめ、目的に合わせたそれぞれの役割を明確にしておくことが展示会の成功には欠かせません。今回は、つい見落としてしまいがちな役割分担について見ていきましょう。

■展示会における役割を把握する

展示会を行う目的とは何でしょうか?それはブースに多くの来場者を呼び込み、自社製品やサービスのアピールをし、さらにそこから商談へとつなげることに他なりません。
展示内容そのものが重要なのはもちろんのことですが、よりアピール力を高めるため見せ方に工夫を凝らしている企業も多いでしょう。そしてもう一つ、忘れてはならないのがスタッフの役割分担をきっちりと行っておくことです。
展示会当日はたくさんのスタッフがブース内外に配置されます。バックヤードに控えている人もいるでしょう。それらの人達が思い思いの行動をしたのでは、せっかく展示会場にたくさんの人がいても「思ったように人を呼び込めない」、「来てくれた人に満足してもらえるサービスができない」といった残念な結果になってしまいます。
展示会では基本的に三つの役割があります。「呼び込み」「プレゼン」「商談」です。次では、その三つについて説明していきます。

■目的に合わせた役割分担を!失敗しないために

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◯人をブースに呼び込む役割

展示会場に訪れる来場者は非常に忙しく、目当てのブース以外はよほど興味を引かれなければ足を止めてくれません。展示会で成功を収めるための第一ステップは「より多くの来場者を呼び込むこと」ですから、この役割がまずは土台になります。
業務としてはブースの外に立ってノベルティを配ったり、サービスの実演を見せたりといったことが挙げられます。ブースの場所がわかりにくければ誘導スタッフも必要ですし、受付スタッフは名刺の受取、パンフレットのお渡し、アンケートの回収など様々な業務を行います。
受付に立つ人間、資料やノベルティを配布する人間、実演を行う人間と、呼び込む役割だけでもかなりのスタッフが必要になりますし、内容も細分化されます。
少ない人数であれもこれも対応しようとすると、肝心の来場者への対応が疎かになってしまう危険性があります。当日のシミュレーションをしつつ余裕を持った配置を考えましょう。

◯自社商品・サービスをプレゼンする役割

呼び込みはコンパニオンや派遣スタッフなどでもできますが、プレゼンの役割は自社の人間でなくては不可能です。
どんな質問にも対応できるよう商品知識をバッチリと頭に入れておくだけでなく、臨機応変な対応ができる柔軟さや、会話をある程度盛り上げることのできるコミュニケーション能力の高さも必要になります。
来場者がブースに滞在する時間はそう長くありません。その中で、いかに自社の商品・サービスに興味を持ってもらい、購買意欲を高めることができるかが鍵になります。それを踏まえた人選をしなければなりません。

◯見込み客へ商談する役割

商談は営業担当などが行うでしょう。展示会場内ですぐに商談というケースは稀なので、営業がブースに常駐していることは少ないかもしれません。
展示会に来てもらった後、どれだけ早くアプローチできるかが商談成功を左右すると言われています。そのため、ホットリードの情報を速やかに営業担当へ渡し、商談を持ちかけるという連携プレーが非常に重要です。
たとえ展示会場内に営業がいなくとも、良い見込顧客を見つけたらすぐに動いてもらえるようにあらかじめ打ち合わせを行なっておくと良いでしょう。

■おわりに

せっかくの展示会を成功させるため、事前に細かく役割分担をしておくことが欠かせません。

  • 呼び込み
  • プレゼン
  • 商談

大分するとこの三つですが、さらにこの中にも細分化した業務や、立ち位置など細かく設定しておくべきことがあります。臨機応変に対応できるよう、時間に余裕をもって計画しておくことをおすすめします。
また当日の動きをスムーズにするため、運営マニュアルを作成しておきましょう。スタッフ間でそれを共有し、よくシミュレーションしておくことで、当日どんな状況にも慌てずに対処できるようになるはずです。

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