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2017/10/05 会議室

今さら聞けない議事録の目的と書き方まとめ

ビジネスマンの皆さんなら、誰でも一度は書いたことがあるであろう「議事録」。しかし議事録の書き方について丁寧に、一から教育してくれる企業ばかりではありませんよね。過去のデータを渡され「その通りに書けばいいから、今日中にお願い!」などと丸投げされることも、もしかしたらあるかもしれません……。今回は、そんな議事録の目的・書き方についてご紹介します。

■議事録の目的を再確認しよう

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まずは「議事録の目的」を改めて確認しておきましょう。議事録を書くからには、事前に会議や打ち合わせが行われているはずです。出席者なら内容はすべて把握しているはずですから、議事録なんてそれほど意味を持たないのでは?と思われるかもしれませんね。
しかしご存知の通り、人の記憶とは非常に曖昧なものです。会議から日にちが経過すればするほど、「会議でどんなことを話したか」という記憶は薄れていきます。
「言った、言わない」のトラブルを起こさないように、「誰が何を言ったか」を明確に残しておくためのものとして議事録は必要なのです。
またその会議には、社員全員が出席するとは限りません。事情により欠席する社員もいるでしょうし、出席する権限を持たない社員もいるでしょう。議事録は、そのような人達に決定事項を知らせるための役割も担っています。

■議事録に記載すべき事項とは?

議事録の書き方は会社によってある程度決まりがありますが、基本的には以下のような項目から構成されることがほとんどです。

  • 議題
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者
  • 会議の目的
  • 決定事項
  • 会議の内容
  • 懸案事項、課題など
  • 補足

ほとんどの場合、社内にはすでに議事録のフォーマットが存在するはずです。そのフォーマットに沿って書けば、必要最低限の記述漏れを防ぐことができますし、フォーマット段階から作成する手間も省けます。一度社内で確認してみましょう。

■「良い議事録」の書き方

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◯議事録はスピードが命!埋められる項目は事前に入力を

「議事録は24時間以内に提出」とよく言われます。
議事録を書くにあたって、いくら会議中にメモを取ったり会話を注意深く聞いたりしても、やはり限界があります。途中で「あれっ、ここはどう話していたんだったかな?」という箇所が必ず出てくるものです。
そんな時は他の出席者に確認をする必要がありますが、時間が経つと何が正解かはっきりしなくなりますよね。だからこそまわりの人の記憶にも鮮明に残っている、早い段階で仕上げるのが望ましいのです。

◯決定事項は冒頭に、正確に!

会議を開くからには、「議題」や「テーマ」が設定されているはずです。そして会議中に何かしらの「決定事項」がありますよね。議事録もビジネス文書の一つですから結論からまず先に書き、その後に至った経緯などを記載しましょう。
その会議の中で、もっとも重要なのが決定事項です。ここには絶対に間違いや記載漏れがないように、細心の注意を払いましょう。万が一正確性に自信がなければ、曖昧なままにせず、他の参加者や上司へ確認してください。

◯会議の内容は5W1Hを基本とする

わかりやすい文章の基本は5W1Hです。つまり「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」ですね。これらをきっちりとおさえて書くと、誰にでも伝わる良い議事録になります。
特に「誰が・何を言ったか」という点は、言った・言わないを避ける上でも非常に重要です。

◯懸案事項は最後に記載する

その会議中に解決できなかった事項や、新たに生じた問題点などについては、次回へ持ち越しとなる場合もあるでしょう。参加者の誰かに、課題として役割が振られることもあります。
そういった内容については議事録の最後に記載しておくと、次回の会議時にすぐ確認できるので便利です。

■おわりに

「今さら聞けない議事録の目的と書き方」についてご紹介しました。ただ会議の内容をまとめただけ……と考えず、議事録の持つ重要な意味を考えながら作成に当たりましょう。
良い議事録を書けば上司の目にも止まり、社内での評価がグンとアップするかもしれません。

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