TOP   >   TRC イベントお役立ち情報   >   担当者必見!よくわかる貸し会議室の選び方

2016/11/24 会議室

担当者必見!よくわかる貸し会議室の選び方

「大人数の打ち合わせや会議ともなると、我が社の会議室じゃ狭ないしなぁ…」
そんな悩みに答えてくれるのが、必要なときだけ借りられる貸し会議室です。

今や貸し会議室は全国で1万室以上あると言われています。最近は年間を通して利用する企業も増えています。そこで、初めて貸し会議室を借りようとしている担当者向けに、上手な貸し会議室の選び方についてわかりやすくお伝えします。

2

1. 場所のわかりやすさ・駅からの近さ

社外の方に来てもらうのであれば、場所のわかりやすさと駅からの距離は重要です。駅から延々と歩く、タクシーやバスを使わないといけない、というのでは相手の方に負担をかけてしまいます。アクセスに便利なところがよいでしょう。

ただし、誰しも考えることは同じで、駅から近くて便利な場所にある貸し会議室は人気があります。とくに年末年始や年度始まりの時期などは繁忙期となりますので、早めに予約をするようにしましょう。

  1. 駅から近い
  2. わかりやすい場所にある

2. 必要な備品やサービスが整っている

会議やセミナーなど、内容により使う備品・機材も異なります。備え付けのもので足りることもあれば、有料で別途手配が必要な場合もありますし、繁忙期などは数が足りなくなることもあります。どのような備品や機材、サービスが必要かをリストアップし事前確認をするようにしましょう。

≪会議やセミナーなどで必要とされるもの≫

  • マイク、ワイヤレス、音響設備
  • プロジェクター、スクリーン、ホワイトボード、レーザーポインター
  • ネット回線、LANケーブル、
  • ステージ、司会台、演台
  • テーブル、椅子、パーテーション、ハンガーラック など

≪あると便利なサービス≫

  • コピー、FAX
  • Wi-Fiサービス
  • お茶、飲料水、ケータリング
  • 最寄り駅からの地図(印刷用、ネット用)
  • ごみ処理

3. 人数に合った部屋の広さと打ち合わせスペース

大は小を兼ねると言いますが、セミナーや講演会などは広すぎるとガランとした印象を与えてしまいますし、基本的に広い分、料金も割高になり費用の無駄です。かといって狭すぎれば参加者の方に不自由な思いをさせてしまいますので、参加人数に合った部屋の広さを選ぶことも大切です。

また、途中休憩などが入るセミナーなどで使用する場合、参加者の方が休憩するスペースがあればより親切です。内容によってはちょっとした打ち合わせができるスペースや食事ができるカフェやレストランが必要な場合もあります。

内容により立地・設備・部屋の広さなど考慮する

  1. 場所がわかりやすく駅から近くてアクセスが良い
  2. 必要な設備や備品・機材・サービスが揃っているか
  3. 人数に合った部屋の広さと打ち合わせスペースなどの有無

この3つを基準に選ぶようにするとよいでしょう。どのような内容の会議やセミナーを主催し、何名ぐらいを集める予定なのかによっては、部屋の広さや必要な備品や機材も変わってきます。事前にこれらを明確にしたうえで、貸し会議室を探すようにしましょう。

関連記事

ページの先頭へ

第一展示場 第二展示場