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2016/12/08 展示会

案内状の出し方は大丈夫?展示会の来場率アップに効果的な書き方とマナー

展示会となると準備すべき事柄は多岐にわたりますが、初めて出展する際に押さえておきたいマナーのひとつが「案内状」の内容と出し方です。どのような内容の案内状をどのように出すかによって、受け取った相手の印象は大きく違ってきます。そこで、来場率をアップするのに効果的な案内状の書き方・送り方についてお伝えします。

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案内状は展示会成功へのファーストステップ

せっかく準備を整えて開催する展示会。ひとりでも多くの方にあなたの会社の商品やサービスに触れていただきたいですよね。そこで、展示会を成功させるためのファーストステップとなるのが、取引先や見込み客にお出しする案内状や招待状です。

案内状と招待状はどちらも、「展示会やイベントなどの催しの日時や内容をお知らせする通知」という意味合いでは同じです。ただし、厳密にいえば招待状には「お招きする」という丁寧な気持ちが込められていますが、案内状はもっとカジュアルな印象を相手に与えます。

展示会の場合、一般的には「案内状」を送ることがほとんどですが、有料であれば是非来ていただきたい相手には「招待状」としてチケットを同封するのもありです。その際、押しつけにならないよう「お忙しいことと存じますので、もしお時間の都合がつくようでしたら足をお運びいただければ幸いです」といったひとことを添えましょう。

書式は、案内状であれば横書き、招待状であれば縦書きが基本。横書きはスマートな印象を、縦書きは相手への敬意と格調高い印象を相手に与えることができます。

≪案内状・招待状を送る際のマナーポイント≫

  1. 相手の方が忙しいという前提で、案内状は遅くとも2週間前には相手の手元に届くようにすること。
  2. 招待状の場合、一方的に送りつけるのはマナー違反。できれば事前に連絡をしてから送るようにすること。郵送よりも手渡しが理想です。
  3. 有料の展示会であれば、案内状に必ずその旨を記載すること。招待状であれば、チケットを同封するか「当日は受付に〇〇様宛のチケットをご用意しておきます」などの言葉を添えておきましょう。
  4. 招待状の場合、文面には必ず日頃お世話になっていることへのお礼の言葉を記載すること。「感謝の気持ちを込めてご招待したい」ということをさり気なく表現しましょう。

案内状のメールは電話でフォロー

メールは“コスト削減”という意味でも有効なアイテムです。しかも、会場のリンクを貼ったりすれば相手にとっても便利です。しかし、メールはサーバーや通信回線のトラブルなどで届いていなかったり、見落とされていたりする可能性もありますので、別途電話かメールで「先日展示会のご案内メールを送らせていただきましたが…」という、確認の意味を含めたフォローをしておきましょう。

大切なのは「来ていただきたい」という気持ちを込めること

案内状にしても招待状にしても、大切なのは展示会に来ていただきたいという気持ちを込めること。決して事務的な文面だけで終わらせないようにしてください。また、相手にとって思わず行きたくなるよう、展示会の内容を魅力的に伝えることも忘れないようにしましょう。

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