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2017/02/08 展示会

事前に注意しておきたい展示会準備あれこれ

「事前の準備ってどんなことがあるの?何に気を付ければいいの?」
初めて展示会に出展する方によくある不安です。そこで、展示会を成功させるために注意すべき準備をご紹介します。

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希望の小間数より狭くてもよい場所を優先する

出展を決めたら早めに申し込みを済ませ、よい場所を確保しましょう。場所を選べない展示会もありますが、基本は先着順。会場中央や大手有力企業ブースの近くなど、来場者が回りやすく一般的によいとされている場所はどんどん決まってしまいます。
もしも、希望の小間数でよい場所が埋まってしまっていたら、ブースは狭くなったとしてもよい場所を確保することを優先しましょう。小間数が一緒であれば、よい場所でも悪い場所でも準備の手間や当日の作業量などは同じです。

ところが、場所が悪いとブースへ呼び込むことも難しくなり、結果、売り上げにつながらなくなってしまいます。可能であれば、予算を少しオーバーしたとしても広くてよい場所を確保したほうが、結果的に売り上げが伸びる可能性があります。

担当者とスケジュールを決める

出展の申し込み手続きが完了したら、さっそく社内でオリエンテーションとミーティングを開き、担当者を決めてスケジュールを作成しましょう。
社内でやること、社外に依頼すること、準備をする機材や資料なども含め洗い出を行いリスト化し、メンバー全員で共有できるようにします。チャットルームやグーグルのスプレッドシートなどを活用し、決定事項の管理と進捗がわかるようにしておきましょう。

「やっぱり…」とならぬよう予算をきちんと立てて準備する

出展するとなれば、予算をきちんと立て、それに合わせて準備を進めることが大切です。当日になって想定していなかった費用が発生することが無いように気をつけましょう。
かかる費用は出展料以外にもいろいろとあります。

  • 壁面や床、電気などの工事費
  • 給排水工事費
  • 音響や映像機材のレンタル料
  • ブース装飾の製作費、備品のレンタル料、設置費
  • パンフレットや冊子、プロモーション映像の製作費
  • ノベルティグッズの製作費
  • ナレーター、コンパニオンなどの人件費

この他にも、会社によってはスタッフの宿泊費や交通費、案内状の作成・発送費、開催期間中の電気・水道代やゴミの処理費なども計算に入れなければなりません。

◎多少割高でもアウトソースしたほうが安くつくことも

限られた予算で準備をしなければなりませんが、出展のための準備は思っている以上に時間がかかります。まして初めての出展となれば慣れないため余計に時間も手間もかかるでしょう。そのため、多少割高になったとしても外注できるものはアウトソースしたほうが、結果、費用対効果がよくなることが多いため検討してみましょう。

PRタイムやセミナー、講演などを活用する

展示会によっては、出展企業のPRタイムやセミナー、講演ができるコーナーを設置して来場者への情報発信の場を設けているところもあります。
事前に展示会のWebサイト上で聴講者の募集もしていますが、案内状を送ったお客様にも事前にお知らせしておけば来場を促すことにもなりますので活用を検討してみるのもいいのではないでしょうか。

英語に対応できるスタッフを揃えておく

展示会の内容や設定しているターゲットによっては、外国の方もたくさん来場されます。そのような場合には、外国語に対応できるスタッフを最低でも1人は手配しておきましょう。その際、英語版の配布資料も用意すれば、より営業活動がしやすくなります。

準備は当日の3カ月前から始めましょう

展示会までの準備には3カ月はみておいたほうがいいでしょう。ここではご紹介しきれませんでしたが、実際に動き始めると時間が足りなくなるほど様々な業務が待っています。

設営の装飾など大きな作業もあれば、アンケートの内容を考えたり、当日ブースに出るスタッフの名刺の手配など細かな作業もあります。スケジュール表と併せ準備する備品リストなども作成し、当日慌てなくて済むようしっかりと準備を進めましょう。

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