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2017/02/27 会議室

初めての貸し会議室選び、貸し会議室は設備の充実さも特長?

貸し会議室を利用したことがありますか?その用途は様々で、大人数が集まる研修や説明会、クローズドな場所でじっくりと話し合いたい会議、さらにはイベントや懇親会などで利用されることもあります。貸し会議室を選ぶ際に、とても重要なのが設備の充実です。どのようなポイントに注意すればよいかをご説明します。

貸し会議室を利用する目的を明確に

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貸し会議室では、様々な設備や備品のレンタルサービスを行っています。無料のもの、有料のものとありますが、大切なのは「必要なものをきちんと揃えておく」ということです。何が必要なのか?は、その会議室を借りる目的によって変わってきます。
たとえば、集まる人数は多いのか少ないのか。何をメインコンテンツとした集まりなのか。そのようにざっくりとしたとらえ方をしただけでも「必要なもの」は見えてきます。
人数が多ければ、喋る人はマイクが必要です。椅子もたくさん用意する必要があります。でも、小規模な会議室で、10人にも満たない人数が参加する会議なら、マイクは必要ありません。
そのように、会議室を借りる目的によって必要な設備・備品は変わってきます。「どんな集まりを、どのように進行するか」を事前にイメージしておき、その流れに必要なものを揃えられる貸し会議室を選びましょう。それによって会議や研修など、メインコンテンツそのものの質が向上します。

会議室を選ぶ際は設備にこだわる

会議の進行イメージや必要な設備・備品が固まったら、さっそく貸し会議室を選んでいきましょう。

同じものなら、よりふさわしい設備を選ぶ

通常の会議に必要な設備といえば、ホワイトボード、プロジェクター、スクリーン、マイク、机と椅子などが一般的ですね。こういった設備は、ある程度の規模の貸し会議室であればどこでも利用できるでしょう。
「それならどこでもいいか」と安易に考えるのではなく、さらに一歩進んでイメージを膨らませます。
たとえば同じ机であっても、形や広さには違いがあります。参加者全員がパソコンや資料を広げるような状況が想定される場合は、ある程度広い机が必要になりますよね。コンセントの数も確保しなければいけません。
椅子一つとっても、座り心地がまったく変わってきます。食事を楽しみながらコミュニケーションを図る、といった目的なら、その場にふさわしい設備が必要になりますよね。

個数や種類に不足がないよう確保する

必要な個数や種類が確保できるかどうか、というのも、事前に確認しておくべきポイントの一つです。椅子であれば定員数までは無料で、それ以上になると有料でのレンタルという場合も少なくありません。いざ会議を始めようと思ったら、椅子が足りなかった……なんて失敗は絶対に避けたいところです。

会議に集中できるよう環境面にも配慮する

また、参加者の注意が散漫になることがないよう、室内の環境面にも気を配ります。エアコンの風の当たり具合によって、暑かったり寒かったりしないか、時間帯によって日差しがまぶしく感じられる席はないか、コンセントは誰でも使いやすい場所にあるかなど、ホームページ上の情報だけではわからない点も、よく確認しておきましょう。

貸し会議室ごとの特長を活かして、成功へ導く!

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初めての貸し会議室選びでは「どこがいいの?」と迷ってしまうことがあります。。会議の質を高め、きっちりと成功に導くために、以下のポイントを押さえておきましょう。

  • 集まりの目的を明確にし、それに必要な設備をイメージする
  • 必要な個数、種類が確保できるかどうかを入念に確認する
  • 参加者の注意を削ぐ要因がないか、直接会議室へ足を運ぶ、スタッフに確認するなどしてチェックしておく

設備や備品を充実させることで、その会議全体のクオリティがグッとアップします。会議室選びで悩んでいる方の一助になれば幸いです。

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